Conciliazioni per Smartworking
L’esigenza
Contesto – Modalità di condivisione e sottoscrizione del verbale di avvenuta conciliazione in forma elettronica dalle Parti interessate: Datore di lavoro, Dipendente, Conciliatore.
A fronte dell’emergenza sanitaria, gli incontri di conciliazione in sede sindacale non vengono più tenuti di persona, ma in modalità remota, via video conferenza.
Viene quindi stilato un verbale di avvenuta conciliazione che deve essere sottoscritto con firma digitale dal Datore di lavoro, dal Dipendente e dal Conciliatore. Normalmente il dipendente non è in possesso della firma digitale e nella maggior parte dei casi nemmeno dello SPID, occorre quindi utilizzare uno strumento adeguato allo scopo. Il documento sottoscritto dovrà quindi essere archiviato e conservato a norma.
Realizzazione
Il processo di condivisione, di firma e di archiviazione può essere gestito attraverso la piattaforma ARXivar, in grado di gestire l’esecuzione di tutte le attività con il modellatore di processi e di controllarne la corretta esecuzione.
Il problema del non possesso della firma digitale da parte del Dipendente può essere risolto ricorrendo alla firma digitale one shot, che ha la valenza di una firma digitale normale, sia essa qualificata o meno, con l’unica differenza che può essere utilizzata una sola volta dall’utente, previa effettuazione di una procedura di riconoscimento analoga a quella utilizzata per il rilascio di una firma digitale normale.
ARXivar, a valle della registrazione in anagrafica delle Parti interessate e della compilazione del verbale di conciliazione, attraverso l’utilizzo di un template, provvederà:
Ad archiviare il verbale
Ad inoltrare via e-mail il verbale alle Parti interessate, controllandone i tempi di risposta
Se non viene richiesta alcuna modifica, il Dipendente dovrà firmare per primo attraverso la firma digitale one shot, dopo la procedura di riconoscimento prevista, quindi sarà la volta del Datore di lavoro ad apporre la propria firma digitale ed infine il Conciliatore. Arxivar gestisce e controlla tutti i passaggi.
Il documento verrà quindi trasmesso agli organi competenti e inviato in Conservazione elettronica norma.
Risultati ottenuti
Tutte le informazioni, gli eventi e le azioni restano memorizzate nel sistema, corredate di data, ora e responsabile
Interfaccia web responsive, indipendente dal device e dal Sistema Operativo: il Dipendente può utilizzare il proprio smartphone
Firma remota da web e mobile
Personalizzazione layout applicazione per utente
Flessibilità e adattabilità al variare delle esigenze nel tempo
Estensione del modello ad altre situazioni simili nelle quali vi sia la necessità di raccogliere una sottoscrizione in modalità remota da soggetti non in possesso di firme digitali e controllare la corretta esecuzione del processo
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