Dematerializzazione
La dematerializzazione documentale è uno dei processi della digitalizzazione aziendale che consente di evitare o ridurre la creazione di nuovi documenti cartacei o già esistenti in archivio.
I sistemi per il trattamento documentale devono essere in grado di accettare in input collezioni di documenti e di fornire procedure automatiche per gestire le informazioni come:
La ricerca di documenti
L’estrazione di informazioni
La presentazione del contenuto nel formato in linea alle tecnologie e alle norme vigenti
La conservazione a lungo termine.
I documenti sono interpretati da un motore di riconoscimento semantico (OCR) integrato nella piattaforma, che permette di leggere i dati nei documenti ed estrarre le informazioni.
Il processo deve prevedere l’abilitazione della firma elettronica: un attestato elettronico che lega i dati di convalida della firma a una persona confermando il nome, in questo modo il documento virtuale è integro ed autentico.
I vantaggi dell’introduzione della dematerializzazione documentale sono numerosi e si possono concretamente misurare con:
Maggiore affidabilità delle procedure
Riservatezza delle informazioni
Trasparenza dei dati
Facile accessibilità per gli utenti
Risparmio di risorse economiche ed umane
Riduzione del consumo di carta .
Possiamo immaginare di passare da scaffali metallici e polverosi, pieni di faldoni e carte, a piccoli dischi rigidi di computer grandi quanto mattoni che contengono migliaia di informazioni accessibili e consultabili in pochissimo spazio.
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